Osakkeenomistajien tietosuojaseloste

Taksi Helsinki Oy, 0838031-9, (”Taksi Helsinki” tai ”me”) toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään sinua koskevia henkilötietoja toimiessasi Taksi Helsingin osakkeenomistajana tai osakkeenomistajan avustajana tai muutoin valtuuttamana henkilönä. Rekisterinpitäjänä Taksi Helsinki vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Lakiin perustuvat oikeudet ja velvollisuudet edellyttävät, että keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietojasi:

• perushenkilötiedot, esim. osakkeenomistajan, asiamiehen tai avustajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite;
• valtuutukseen tai edustusoikeuteen liittyvät tiedot, esim. valtakirja;
• osakkeita ja omistusta koskevat tiedot, esim. osakkeiden lukumäärä;
• ilmoittautumisiin liittyvät tiedot, esim. yhtiökokousten osallistumistiedot ja ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot;
• yhtiökokouksen ääniluetteloon tarvittavat tiedot, kuten äänten lukumäärän;
• yhtiökokouksen äänestystiedot;
• yhtiökokouksen digitaalinen kuvatallenne (jos rekisteröity on tunnistettavissa tallenteesta) ja siihen sisältyvät tiedot (kuten tieto tallenteen päivämäärästä ja kellonajasta).

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan sinulta tai asiamieheltäsi. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista.

Jos ilmoittaudut yhtiökokoukseen internetin kautta, Euroclear Finland Oy toimii tietojen keräämisen teknisenä toteuttajana. Ilmoittautumisjärjestelmä vertaa annetut tiedot Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon ja poimii ilmoittautujan omistustiedot osakasluettelolta. Ilmoittautumisjärjestelmän kautta voidaan yllä mainittujen tietojen lisäksi kerätä:

• arvo-osuustilinumero, jota käytetään vain Euroclear Finland Oy:n järjestelmässä tapahtuvassa tunnistamisessa, eikä sitä luovuteta Taksi Helsingille.

Käsittelemme henkilötietojasi perustuen osakeyhtiölaissa ja muualla lainsäädännössä Taksi Helsinki Oy:lle asetettuihin velvoitteisiin. Henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksina ovat osakasluettelon ylläpitäminen, osakkeenomistajan oikeuksien toteuttaminen ja tarpeellinen yhteydenpito osakkeenomistajan kanssa, sekä osakkeenomistajien yhtiökokoukseen ilmoittautumisen mahdollistaminen, osakkeenomistajien henkilöllisyyden ja osallistumisoikeuden varmistaminen sekä muut yhtiökokouksen järjestämiseen liittyvät toimenpiteet.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on myös yhtiökokouksen osallistuja- ja ääniluettelon laatiminen, mahdollisten äänestysten järjestäminen ja yhtiökokouksen päätösten muodostaminen. Yhtiökokouksen pöytäkirjaan liitetään yhtiökokouksen ääniluettelo yhtiökokousrekisterin perusteella. Kyseinen ääniluettelo sisältää vain osakkeenomistajan ja mahdollisen edustajan ja avustajan nimen sekä osakkeiden ja äänten lukumäärän.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksilöimiseen Yhtiön osakeyhtiölaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.

Näissä yllä olevissa käyttötarkoituksissa henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena on Taksi Helsingin lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttäminen.

Käsittelemme henkilötietojasi myös tallentaaksemme yhtiökokouksen meidän ja osakkeenomistajien oikeusturvan toteuttamiseksi ja varmistamiseksi. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojesi käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme. Kokoustallennetta voidaan käsitellä esimerkiksi oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja pidempään. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Osakasluettelossa olevia tietoja säilytetään osakkeen omistuksen keston ajan. Ennakonpidätystä ja veronmaksua koskevien velvoitteiden täyttämiseksi osaa tiedoista voidaan säilyttää lainsäädännön vaatiman ajan.

Yhtiökokouksen pöytäkirjaan liitetään ääniluettelo, joka sisältää osakkeenomistajan nimen, äänilipun numeron sekä omistustiedot (omistus- ja äänimäärä sekä osakesarja). Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja liitteinen, osallistujalistat ja muu yhtiökokousmateriaali säilytetään Taksi Helsingin koko toiminnan ajan sen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, mutta kuitenkin vähintään 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä

Euroclear Finland Oy säilyttää yhtiökokousilmoittautumisjärjestelmän kautta kerättyjä henkilötietoja 4 kuukautta kokouksen päättymisestä.

Ääniliput, joilla yhtiökokouksessa äänestetään, sisältävät äänimäärän, äänilipun numeron ja viivakoodin, jonka avulla osakkeenomistaja voidaan tunnistaa. Ääniliput eivät sisällä nimitietoa. Jos kokouksessa äänestetään, ääniliput jäävät näiltä osin Taksi Helsingille, kun ääniä on käytetty. Ylijäävät ja käyttämättömät ääniliput hävitään tietoturvallisesti heti kokouksen jälkeen.

Yhtiökokouksen digitaalista kuvatallennetta säilytetään niin kauan kuin on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi, kuitenkin enintään kymmenen vuotta tallenteen nauhoituspäivämäärästä. Tarkistamme tallenteen säilyttämisen periaatteita kolmen vuoden välein.

Katsomme, että emme tee päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaisi sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.

Tarvittaessa jaamme henkilötietojasi myös muiden tahojen kanssa, huolehtien kuitenkin aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä. Henkilötietoja luovutetaan Euroclear Finland Oy:lle, joka toimii yhtiökokousjärjestelmän teknisenä toteuttajana ja ylläpitäjänä, ja käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Lisäksi tietoja siirretään tarpeen mukaan muille luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat Taksi Helsingin lukuun, esimerkiksi osallistumalla yhtiökokouksen järjestämiseen, ja tarvitsevat toimissaan joitain tämän rekisterin tietoja. Henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tietojen käsittelemiseksi. Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Tämän selosteen mukaisesti käsittelemiämme henkilötietoja ei käsitellä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Sinulla on tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Jos teet oikeuksiasi koskevan pyynnön, käsittelemme tämän yhteydessä henkilötietojasi siinä laajuudessa, kun se on tarpeellista oikeuksiesi täyttämiseksi. Tee pyyntö oikeuksiesi käyttämiseksi ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa [email protected]. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä.

Sinulla on oikeus:

Saada pääsy henkilötietoihisi

Sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin, joita käsittelemme. Annamme sinulle nämä tiedot, ellei meillä ole lainmukaista syytä olla jakamatta tietoja tai jos tietojen jakaminen vaikuttaisi haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

Päivittää henkilötietojasi

Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.

Vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuen käsiteltävien henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tässä tilanteessa lopetamme henkilötietojesi käyttämisen, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, ellemme kykene näyttämään, että oikeutettu etumme syrjäyttää tietosuojaan liittyvät etusi, oikeutesi ja vapautesi tai että henkilötietojesi käyttäminen on välttämätöntä oikeusvaateiden hallinnoimiseksi tai puolustamiseksi.

Poistaa henkilötietosi

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Jos henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, voimme henkilötietojen säilyttämisen lisäksi käsitellä niitä ainoastaan suostumuksesi perusteella, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka kolmansien osapuolten oikeuksien puolustamiseksi.

Siirtää henkilötietosi

Sinulla on oikeus pyytää kopio säilyttämistämme henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytettävässä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Toisin kuin oikeus päästä käsiksi tietoihin, oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen käsittää vain sellaiset henkilötiedot, jotka olet itse antanut meille tai joita käsittelemme tiettyjen laillisten perusteiden, kuten suostumuksesi, nojalla.

Tehdä valitus tai kantelu

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen tai kantelun sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee. Suomen tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät osoitteesta tietosuoja.fi.

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että manuaalisia aineistoja säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä, ja digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmiimme, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, ja joilla on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle merkittävistä muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Suosittelemme sinua tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti, ja aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 07/2024.

Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, otathan meihin yhteyttä. Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät yhteydenotot meille tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen [email protected].

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Taksi Helsinki Oy

Ratamestarinkatu 7 B, 00520 Helsinki

Y-tunnus: 0838031-9